物业服务企业如何保密业主资料之思考

[本文原载于《物业管理信息》2008年第6期]

文/程磊

    近期媒体报导的“京沪穗深150万业主资料外泄”一事，已引起了业界的广泛关注。业主的信息资料涉及业主的个人隐私，甚至关系到业主的生命和财产安全。一旦泄露出去，被不法分子利用作为违法犯罪之用，其后果将不堪设想。物业服务企业作为为业主提供物业服务的专业机构，掌握着与业主息息相关的许多信息资料，同时也负有保守业主隐私，防止业主资料泄露的职责。现代科学技术日新月异，特别是随着计算机应用的普及，物业管理的现代化程度也日益提高。在新的形势下，物业服务公司应如何完善对业主资料的保密措施？相关的政府监管部门对物业管理档案应如何进行管理？结合目前物业管理行业的现状，笔者提出如下建议，希望对物业管理公司在业主档案资料管理方面有所启发。

    一、物业服务企业对业主的档案材料实行专人管理，并由档案管理员承担管理不当的法律责任。

    业主的档案资料涉及业主的个人隐私，一般都会记录业主所住的房号、电话号码、家庭成员情况、身份证件等信息。如果在档案使用过程中不注意保密，可能对业主的隐私权造成侵害。因此，对业主的档案资料应实行专人管理，建立档案管理网络，明确责任人。可在物业管理企业中建立由企业负责人、分管部门和专职（兼职）管理人员组成的三级网络管理系统，指定专人负责业主档案资料的管理工作。具体负责档案管理的人员需经过专业的档案管理培训，具备档案管理知识。如果在档案管理过程中，因档案管理人员的疏忽和过失导致档案资料泄露，由档案管理人员承担法律责任。通过这种具体分工负责的管理模式，强化对业主档案资料的管理。

二、物业服务企业与外部公司签订合作合同时，严格规定业主个人资料保密条款及相应的违约赔偿责任，并在业主资料被泄露后及时启动救济程序，防止业主个人资料的进一步泄露。

物业服务企业在履行物业服务合同过程中因工作需要掌握了业主的个人资料，但这些资料只能用于与物业管理服务相关的工作之中。在与外部公司签订合作合同时，如果可能涉及到业主资料的使用，物业服务企业应在合作合同中明确约定保密条款。即未经物业服务公司和业主的书面同意，不得泄露业主资料信息。如未经物业管理公司及业主书面同意，向第三方泄露业主信息，物业管理公司有权解除合同，并追究违约方的违约责任，要求违约方赔偿违约金。通过加大违约方的违约成本，限制外部公司的违约行为。物业服务企业在发现业主个人资料被泄露后，应及时向违约方主张权利，通过新闻媒体曝光等方式督促违约方停止侵权，甚至通过诉讼方式追究其法律责任。

三、物业服务企业应采用先进技术，在档案管理现代化的同时加强档案的保密性管理。

随着计算机科学技术的飞速发展，档案数字化管理日益成熟，名目众多的档案管理数字化软件也相继登台亮相。物业服务企业在采用先进技术的同时，也应采取相应措施防止档案资料信息的泄露。物业服务公司可以在业主档案资料管理方面选择使用相关软件如“个人使用隐私选择平台”等方式达到保护网络隐私权的目的。在进入业主信息资料库时，软件会提醒哪些信息正在被搜索，由由用户决定是否允许继续浏览信息资料，或者在软件中预先设定只允许搜集特定的信息，除此之外的信息不允许搜集等等。通过安装类似的防范业主资料被盗取的软件，有效保护业主信息资料的安全性。

四、由政府行政主管部门和行业协会出台相关的指导性或指引性文件加强对物业管理企业档案的监管，物业服务企业内部制定业主档案管理实施细则，强化对业主档案资料的管理。

各级房地产行政管理部门负责辖区内物业管理活动的监督管理工作，针对目前物业服务企业存在的小区业主信息资料、档案管理不严格的现象，政府部门应出台相应的指导性文件加强监管。北京市建委最近出台了《关于要求物业服务企业加强业主个人资料管理的指导意见》，要求物业公司要严防业主个人资料泄露，物业服务企业要建立健全业主个人资料管理制度。做好隐患排查工作，严格查阅制度，实行专人管理，明确责任人，坚决杜绝私自带走或泄露业主个人资料的行为。并规定如发生上述情况，物业管理公司将不得评优，并记入企业不良记录。行政主管部门在指导文件中应明确物业服务企业如果因管理不善导致业主个人资料泄露应承担的法律责任，将物业管理企业的管理不当行为录入信用档案，并要求物业管理企业对具体的责任人员进行追究。各地的物业管理行业协会应积极发挥协会在政府和企业之间的桥梁纽带作用，研究物业管理行业的现实问题，针对目前物业管理企业在业主档案管理方面存在的不足，探索行之有效的解决途径。宣传与隐私权保护相关的法律法规，制定行业的档案管理操作指引，引导物业管理企业为业主提供更为专业化、规范化的服务。物业服务企业可以根据企业的实际情况，参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《企业登记档案资料查询办法》等法律法规的规定，制定企业内部档案管理操作规程，要求公司员工严格按照操作规程进行业主档案资料的管理。

（作者系广东博厚律师事务所律师，兼任广州市律师协会民事法律专业委员会秘书长）